Das Onboarding internationaler Mitarbeiter:innen kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Eine erfolgreiche Integration der neuen Angestellten bringt jedoch nicht nur für sie persönlich, sondern auch für das Unternehmen an sich einige Vorteile. Daher lohnt sich ein geordneter Onboarding-Prozess in jedem Fall. Wie dieser gelingt, erfährst Du in unserem Artikel! Für die erforderlichen bürokratischen Schritte kann außerdem eine beglaubigte Übersetzung verschiedener Dokumente nötig sein. Auch hierbei helfen wir Dir!
Was versteht man unter dem Onboarding internationaler Mitarbeiter?
Mit dem Onboarding internationaler Mitarbeiter:innen ist das Einstellen und insbesondere die Integration von ausländischen Fachkräften in ein Unternehmen gemeint. Wie es auch bei der Universität Graz heißt, dient dieser Prozess unter anderem dazu, die neuen Arbeitskräfte in ihre Aufgaben einzuführen. Es gibt jedoch auch einen sozialen Aspekt. Schließlich sollen sich die Neuankömmlinge im Team und in der Firma willkommen fühlen. In Bezug auf internationale Fachkräfte ist es dabei besonders wichtig, kulturelle und sprachliche Unterschiede zu beachten.
Die Einführung ins Unternehmen beginnt bereits nach der Unterzeichnung des Vertrags und noch vor dem ersten Arbeitstag. Den gesamten Prozess unterteilt man in drei Abschnitte: die Vorbereitungsphase, die Orientierungsphase und die Integrationsphase. Letztere ist erst mit Ende der Probezeit abgeschlossen.
Onboarding internationaler Mitarbeiter – Vorteile für Unternehmen
Das Onboarding internationaler Mitarbeiter:innen bedeutet für Unternehmen unter anderem eine viel größere Auswahl an qualifizierten Fachkräften. Diese können sich durch wohldurchdachte Maßnahmen optimal in die Firma integrieren, was besonders für ausländische Mitarbeiter:innen ohne soziale Kontakte im neuen Land wichtig ist. Durch das Onboarden erreicht man letztlich eine geringere Personalfluktuation sowie eine höhere Motivation. Denn wer sich in einem Team gut angekommen fühlt, identifiziert sich besser mit der Firma und zeigt folglich Einsatzbereitschaft. Auch die Produktivität und das Unternehmensklima profitieren davon. Zudem wird die neue Fachkraft durch eine gelungene Einarbeitung schneller mit den Unternehmenswerten sowie der Corporate Language warm.
5 Tipps für einen optimalen Start im Unternehmen
Der Onboarding-Prozess für ausländische Mitarbeiter:innen darf sich nicht nur auf die Tätigkeit im Unternehmen beziehen. Denn die neuen Angestellten treffen in Deutschland mitunter auf gänzlich ungewohnte Gegebenheiten, sprechen eventuell nur Englisch und lassen den Großteil ihrer sozialen Kontakte in der Heimat zurück. Daher sollte man nicht nur bei der firmeninternen Integration unterstützen, sondern auch das Ankommen in Deutschland bestmöglich erleichtern. Wie Dir das gelingt, verraten Dir diese Tipps:
Für einen reibungslosen Start sorgen
Bevor die neuen Mitarbeiter:innen die Stelle antreten können, sind einige organisatorische Dinge zu klären. Dazu gehören etwa Visa und Aufenthaltstitel, um die man sich kümmern muss. Für diese und weitere Belange sollte in der Firma eine Ansprechperson ernannt werden. Auch wichtige Informationen zu den Unternehmensstrukturen, dem Leben in Deutschland sowie Schulungsmaterialien sollte man vorab zur Verfügung stellen.
Einbindung ins Team
Beim Onboarding sollten die ausländischen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit bekommen, ihre neuen Kolleginnen und Kollegen bereist vor Arbeitsbeginn kennenzulernen. Am ersten Arbeitstag bieten sich dann ein Rundgang durch das Büro und die Möglichkeit zum Austausch mit den anderen Mitarbeitenden an.
Aufgabenbereich klären
Die einzelnen Aufgaben sollten noch einmal besprochen und die Abläufe der Einarbeitungszeit geklärt werden. Der Arbeitsplatz muss zu diesem Zeitpunkt bereits vorbereitet sein, sodass man direkt starten kann.
Sprachbarrieren überwinden
Um langfristig in Deutschland zu leben, ist der Spracherwerb unverzichtbar. Die ausländischen Mitarbeiter:innen können dabei unterstützt werden, indem ihnen eine Auswahl von Sprachkursen vorgeschlagen wird. Auch finanziell kann ihnen dabei unter die Arme gegriffen werden.
Familie unterstützen
Beim Onboarding internationaler Mitarbeiter:innen sollte man sich ebenfalls um ihre Familie kümmern. Man kann etwa bei der Wohnungssuche oder der Suche nach einer geeigneten Schule für die Kinder unterstützen.
Onboarding ausländischer Mitarbeiter – Checkliste
Beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen aus dem Ausland muss man als Unternehmen also auf einiges achten. Das gilt insbesondere in Bereichen wie der Medizin oder der Pflege, bei denen es um den Umgang mit Menschen geht. Damit während dieses wichtigen Prozesses nichts vergessen wird, haben wir die zentralen Punkte in einer Checkliste zusammengefasst:
- Vor dem ersten Arbeitstag in Deutschland sollte man sicherstellen, dass das Visum und die Arbeitserlaubnis rechtzeitig vorliegen.
- Man sollte eine vorübergehende Unterkunft zur Verfügung stellen und bei der Wohnungssuche unterstützen.
- Relevante Informationen zum Unternehmen, dem Team, dem Arbeitsplatz und dem Leben in Deutschland (öffentliche Verkehrsmittel, Feiertage etc.) sollten vorab zugesendet werden.
- Es ist hilfreich, eine Ansprechperson zu bestimmen und sie einen ersten Kontakt mit der neuen Kollegin oder dem Kollegen herstellen zu lassen.
- Spätestens am ersten Tag sollte das Team vorgestellt werden und den Neuzugang begrüßen.
- Ein Rundgang durch die einzelnen Abteilungen des Unternehmens ist ebenfalls wichtig.
- Der künftige Arbeitsplatz sollte bereits vorbereitet und alle benötigten Zugänge vorhanden sein.
- Es sollte ein erstes Onboarding-Gespräch geführt werden, um die Ziele der nächsten Wochen zu klären.
- Im Laufe der Einarbeitung bieten sich regelmäßige Feedback-Gespräche an, um Fragen zu klären und eine Rückmeldung zum bisherigen Fortschritt zu geben.
- Die mitgereiste Familie sollte ebenfalls bedacht werden. Dies ist durch die Hilfe bei der Wahl der Schule oder eines Kitaplatzes möglich.
- Den Abbau von Sprachbarrieren kann man unterstützen, indem Sprachkurse vermittelt werden.
- Veranstaltungen im Unternehmen können außerdem Raum bieten, um das Team besser kennenzulernen und Kontakte zu knüpfen.
Beim Onboarden ist insbesondere bei ausländischen Mitarbeitenden einiges zu tun, damit sie sich im Unternehmen sowie ihrer neuen Heimat willkommen fühlen. Ein gelungener Onboarding-Prozess verringert dabei die Personalfluktuation und ermöglicht eine optimale Einarbeitung. Sprachbarrieren können an dieser Stelle jedoch ein Problem darstellen. Als Übersetzungsbüro unterstützen wir Dich daher und übertragen alle gewünschten Informationen – auf Wunsch inklusive Lokalisierung!
FAQs zum Onboarding
Es gliedert sich in die Phasen „Vorbereitung“, „Orientierung“ und „Integration“. In der Vorbereitung geht es hauptsächlich darum, die nötigen bürokratischen Schritte zu unternehmen und durch eine effektive Unternehmenskommunikation für einen reibungslosen Start zu sorgen. Am ersten Arbeitstag sollte das Team den Neuzugang dann willkommen heißen und die Einarbeitung kann beginnen. Vielleicht gibt es sogar einen eigenen Onboardingbereich auf der Webseite, auf dem hilfreiche Informationen bereitgestellt sind. Die anschließende Integrationsphase kann etwa Feedbackgespräche oder Teambuilding-Maßnahmen beinhalten.
Dazu ist es hilfreich, das bestehende Personal vorab in interkultureller Kompetenz zu schulen. Es sollte zudem eine Ansprechperson oder eine:n Mentor:in geben. Das gilt in so gut wie jedem Bereich eines Unternehmens – egal, ob Marketing, Vertrieb oder Logistik. Auch ein genauer Einarbeitungsplan mit klar definierten Zielen erleichtert den Start in den neuen Job.
Dafür ist entweder die HR-Abteilung einer Firma zuständig oder aber die Führungsperson, in deren Team die neuen Mitarbeitenden künftig tätig sind.
Zu den typischen Fehlern gehört, dass nicht genügend oder ungenaue Informationen über die neue Arbeitsstelle weitergegeben werden. Eine Informationsüberflutung am ersten Arbeitstag sollte jedoch ebenfalls vermieden werden. Insbesondere in Bezug auf ausländische Mitarbeiter:innen ist es überdies fatal, wenn sie nicht angemessen und freundlich im Team willkommen geheißen werden.
Es sorgt dafür, dass sich die neuen Mitarbeitenden gut aufgenommen fühlen und erleichtert es ihnen, sich in die künftigen Aufgabenbereiche einzufinden. Des Weiteren unterstützt eine positive Erfahrung während der Einarbeitung bei der Unternehmensbindung. Dies ist gerade für die Technik-Branche und andere MINT-Bereiche ein wichtiger Punkt, da sie besonders vom Fachkräftemangel betroffen sind.