Durch Geschäftskorrespondenz können Unternehmen etwa mit Kundinnen und Kunden oder Lieferfirmen kommunizieren. Klar strukturierte Mails und Briefe sorgen dabei unter anderem für ein professionelles Image. Um auch Deine Korrespondenz noch besser zu gestalten, haben wir einige Tipps für Dich. Wenn Du Dich ebenfalls im internationalen Raum bewegst, sollte dieser Briefwechsel hochwertig übertragen werden. Das übernimmt unser Übersetzungsbüro für Dich!
Was ist eine Geschäftskorrespondenz?
Unter einer Geschäftskorrespondenz versteht man die schriftliche Kommunikation von Firmen. Sie kann etwa zwischen Unternehmen und Lieferfirmen, Kundinnen und Kunden, Geschäftspartnerschaften oder Behörden stattfinden. Sie dienen dazu, Informationen zu übermitteln und letztlich Geschäfte abzuwickeln sowie zu dokumentieren. Es werden Aufträge erteilt, Geschäftsbeziehungen gepflegt oder Verträge verhandelt. Bei dieser Form der Unternehmenskommunikation kommt es vor allem auf klare und präzise Formulierungen an. Außerdem müssen Aspekte wie die Anrede oder der Grad der Formalität an die jeweilige Situation angepasst werden.
Wie ist Geschäftskorrespondenz aufgebaut?
Wenn es um die Geschäftskorrespondenz geht, folgt man einem bewährten Schema. Dies trägt dazu bei, dass das Schreiben einen professionellen Eindruck hinterlässt und die enthaltene Botschaft verstanden wird. Wie genau Du E-Mails oder Briefe aufbauen solltest, siehst Du hier:
- Briefkopf:
Bei einem Brief befindet sich oben auf der linken Seite die Anschrift sowie der Name der Empfängerin oder des Empfängers. Rechts hält man die Absenderinformationen fest. Bei einer E-Mail würden die Empfängerinformationen hingegen wegfallen und die Absenderinformationen findet man in der Regel in der Signatur. - Ort & Datum:
Im Falle des postalischen Schreibens findet sich unter dem Briefkopf das aktuelle Datum sowie der Absendeort. - Betreff:
Die Betreffzeile gibt sowohl im Schriftverkehr als auch bei einer E-Mail Auskunft über den Zweck der Korrespondenz. Sie sollte möglichst prägnant formuliert sein. - Anrede:
Möglichkeiten zur Anrede gibt es viele – von „Sehr geehrte Damen und Herren“ bis zu „Liebe Frau / Lieber Herr …“. Idealerweise verwendet man keine allgemeine Anrede, sondern den Namen der jeweiligen Person. - Einleitung:
In den ersten ein bis zwei Sätzen führt man kurz den Grund der Geschäftskorrespondenz aus. Man kann auch auf einen vorherigen Kontakt Bezug nehmen. - Hauptteil:
Der Hauptteil enthält alle wichtigen Details der Nachricht. Er sollte in sinnvolle Abschnitte gegliedert sein, um eine klare Struktur zu schaffen. - Schluss:
Über eine Schlussformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ erfolgt die Verabschiedung. - Unterschrift / Signatur:
Durch die Unterschrift wird die Echtheit des Schreibens bestätigt. Bei einer E-Mail findet man stattdessen eine Signatur. Sie enthält alle Kontaktdaten, meist das Firmenlogo und die Absenderinformationen.
Übrigens
Die professionelle Gestaltung eines Geschäftsbriefes ist über die DIN 5008 geregelt. Durch diese ist genau festgelegt, wie die einzelnen Zeilenabstände und Seitenränder der Dokumente formatiert sein sollen.
5 Tipps für die geschäftliche Korrespondenz
Nachdem der Aufbau von Geschäftskorrespondenzen nun geklärt ist, haben wir noch einige Tipps zur Umsetzung für Dich:
1. Positve & aktive Formulierungen
Durch Aktivsätze und positive Formulierungen wird Deine geschäftliche Korrespondenz dynamischer. Zudem lassen sich die Informationen auf diese Weise leichter verarbeiten.
2. Fehlerkorrektur
Rechtschreib-, Komma- oder Grammatikfehler wirken unprofessionell. Überdies können sie die Verständlichkeit des Textes negativ beeinflussen und beeinträchtigen den Lesefluss.
3. Klare Sprache
Damit Dein:e Leser:in die Informationen möglichst problemlos aufnehmen kann, solltest Du auf unnötige Fachbegriffe verzichten. Auch Sätze mit vielen Kommata vermeidest Du lieber. Bei der Art der Sprache sollte des Weiteren die Corporate Language mitschwingen.
4. Auf Empfänger:in eingehen
Gehe mit der Korrespondenz auf die Lesenden und ihre Bedürfnisse ein. Auf diese Weise wird die Nachricht relevanter für sie.
5. Auf Standardsätze verzichten
Auf leere Worthülsen und Standardsätze solltest Du nach Möglichkeit ebenfalls verzichten. Das sorgt für eine persönlichere Kommunikation und macht die Nachricht authentischer.
Durch eine effektive Geschäftskorrespondenz kann die Verbindung zur Kundschaft sowie Geschäftspartnerschaften gestärkt werden. Zudem kannst Du dafür sorgen, dass Deine Botschaft deutlich und positiv aufgenommen wird. Unsere Tipps helfen Dir dabei. Dir geht es stattdessen um Verträge oder andere offizielle Unterlagen, die in einem anderen Land rechtskräftig sein müssen? Dann ist häufig eine beglaubigte Übersetzung nötig. Keine Sorge, auch bei dieser unterstützen wir Dich!
FAQs zur Geschäftskorrespondenz
Damit ist die schriftliche Kommunikation von Unternehmen gemeint. Diese kann etwa mit der Kundschaft, den Lieferfirmen oder Geschäftspartnerschaften stattfinden. Hierbei handelt es sich sowohl um Briefe als auch den Versand von E-Mails.
Dabei handelt es sich um den Schriftverkehr einer Firma mit ihrer Kundschaft. Dies schließt sowohl postalische Schreiben als auch E-Mails ein.
Das hängt davon ab, ob man den Namen der adressierten Person kennt oder nicht. Ferner ist es wichtig, wie eng der Kontakt zu der Leserin oder dem Leser ist. Kennt man keine Namen, kann man auf die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ zurückgreifen. Idealerweise findet man den Namen jedoch vor dem Absenden heraus und nutzt stattdessen das förmliche „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“. Auch unförmlichere Formulierungen wie „Guten Tag …“ sind möglich.
Man kann beispielsweise zwischen einem Angebot, einer Bestellbestätigung, einer Anfrage oder einer Rechnung unterscheiden.
Dazu hältst Du Dich an folgenden Aufbau: Briefkopf, Feld für die Anschrift, Betreff, Textteil, Fußzeile. Zudem gelten bestimmte Regeln für die Seitenränder und andere Abstände. Der linke Seitenrand ist hierbei 2,5 cm breit, während der rechte Rand bei 2 cm liegt.
